МОДУЛЬ 4
Полезные материалы, инструменты и методики
Инструменты для личной эффективности
Рекомендации приложений, книг и лайфхаков
Друзья, хотим поделиться топовыми инструментами, которые сами используем в Bee Studio.

Но помни, что все книги, приложения и лайфхаки, перечисленные в этой главе — второстепенное. Мы советуем держать фокус на действиях и практике.

Не превращайтесь в "вечных учеников", которые постоянно собирают информацию и глубоко изучают ее. Новичку нужно больше практики, так как знания, которые он получает, могут расходиться с реальным положением вещей. И чем раньше ты проверишь полученные знания, тем лучше.
Getting Things Done (GTD)
Если ты работаешь в диджитал, наверняка тебе приходится собирать кучу новой информации, которую нужно как-то организовывать и хранить. Плюс, что более важно, требуется иметь постоянный доступ к ней.

Рекомендуем книгу "Как привести дела в порядок" Дэвида Аллена. На основе этой системы мы создали собственный инструмент сбора, обзора и поиска информации, который подходит нам для диджитал-процессов на фрилансе.

Первое издание вышло в 2001. И хотя книга переиздается чуть ли не каждый год, ряд инструментов и методик, на наш субъективный взгляд, устарели. Но сама система GTD (Getting Things Done) актуальность не потеряла. Ее базовые принципы можно и нужно применять, адаптируя их к новой реальности, гаджетам и приложениям.

Автор рассказывает о главных принципах тайм менеджмента. Главный поинт: наш мозг — инструмент для обдумывания проблем и поиска решений. Он не предназначен для хранения большого объема информации. Мозг инструмент, а не хранилище.

Вот еще одна книга по этой тематике "Джедайские техники" Макса Дорофеева. В ней собраны самые годные инсайты из разных методологий, техник, систем и т.д.

Автор с помощью визуализаций объясняет важнейшие процессы, которые происходят с нами (независимо от того, знаем мы это или нет), в очень простой и понятной форме.
Когда начнешь работать на Upwork, обязательно повысишь требования к себе со временем. Новичку необходимо проработать материал, который он прошел во время курса, постоянно анализировать и пробовать новые подходы, чтобы получить контракт. Тем, кто ещё не силен в английском, нужно будет выходить из зоны комфорта во время обсуждения проектов с клиентом.

Я веду к тому что, чтобы "закрепиться", нужно будет каждый день вкладывать усилия в свое развитие.

Техники и приемы из этой книги помогут "усилить" себя, чтобы справиться с нарастающим давлением.
Evernote vs Notion
Evernote

Несколько лет Evernote был нашим главным рабочим инструментом. В начале фриланс-пути мы использовали его для всех операций: фиксировали списки to-do, хранили сопутствующие материалы по проектам, справочную информацию, полезные ссылки и все остальное.

Это отличное базовое приложение, чтобы разработать собственную систему организации. Если подойти к процессу творчески, то Evernote можно адаптировать под любые задачи, с которыми сталкивается фрилансер.

Я потратил много часов на оптимизацию организационной системы. Постоянно практикуясь, я нашел еще несколько приложений (о них ты узнаешь чуть ниже) и создал индивидуальную комбинацию.

Новичку не советую использовать кучу приложений одновременно, чтобы не превратить в рабочий процесс в хаос.
Я сам начал добавлять новые инструменты только после того, как освоился в Evernote и персонализировал систему под свои нужды.

Сейчас мы используем Evernote для ведения базы данных. Заметки здесь создаются в два клика, и с помощью продвинутого поиска по тексту, тегам и вложенным файлам мы находим нужный материал очень быстро.
А автоматическая онлайн-синхронизация и мобильная версия позволяют редактировать информацию в любом месте
и в любое время.
Notion

Сейчас в нашем дизайн-агентстве Bee Studio мы активно используем платформу Notion и для индивидуальной, и для совместной работы. Это своеобразный all-in-one конструктор, в котором мы ведем всю базу клиентов с ссылками на проекты, подробными обзорами, сроками, бюджетами и ответственными сотрудниками.
Также в Notion мы фиксируем метрики по мониторингу заявок на Upwork и ведем бухгалтерию. Для эффективного анализа финансов мы создали свою рабочую связку – Notion + Google Spreedshets.

Уровень кастомизации и вложения документов у Notion практически безграничен. Здесь ты можешь добавлять заметки с разным форматированием, вести проекты, создавать календари и ежедневники, доски канбан, таблицы и целые базы знаний с простыми и сложными связями между компонентами. А структурировать и оформлять содержимое можно с помощью эмоджи, тегов, медиафайлов и других инструментов.

Неподготовленный новичок рискует потеряться в глубине функционала, но в сети есть масса бесплатных тьюториалов, в том числе на официальном канале Notion на YouTube (пока что только на английском).

Так Evernote или Notion?

Notion стали все чаще называют альтернативой Evernote. Переход упростит и тот факт, что вся информация с Evernote импортируется в Notion всего за один клик. Я этого делать не стал и оформил сразу две подписки, разделив сферы деятельности между разными цифровыми пространствами.

Каждое из приложений хорошо по-своему, у каждого есть как платные, так и бесплатные тарифные планы. Поэтому советую поискать обзоры, сравнить, опробовать инструменты на практике и решить, какой вам подходит больше, самостоятельно.
Google One (200 gb в хранилище)
С маленькими файлами и текстовой информацией мы разобрались — ее лучше всего хранить в Evernote. Но что делать с объемными файлами для клиентов и многим другим?

Советуем вам приобрести подписку Google One! За 3$ в месяц ты сможешь увеличить свое хранилище с 15 гб (входит в бесплатный тариф) до 200 гб. Это очень удобно, хранение файлов для заказчиков в облаке облегчает жизнь.

Раньше мы кидали zip-файл в Upwork Messеnger. Многие клиенты обращались к нам повторно и просили отправить утраченные материалы. Чтобы найти файл в чате, требовалось много времени. Теперь, если клиент потеряет файл, он сможет найти его по ссылке в любое время.

Также ты можешь загрузить на облако все свои файлы, чтобы иметь к ним доступ из любой точки и любого девайса.
Pomodoro Method
Во время работы мы пользуемся техникой Pomodoro. Это простая, но очень эффективная техника управления временем. Время разбивается на отрезки (работа - отдых). То есть работаем интервально, балансируем между расходом энергии (работой) и восстановлением (отдыхом).

Так сложилось, что человеческий мозг не может концентрироваться долго на одной задаче. Интеллектуальная энергия во время включенного обдумывания задачи быстро истощается. Короткие перерывы помогут расходовать энергию более рационально. Проще говоря, тебя на дольше хватит.
Очень важно то, чем ты занимаешься во время отдыха. Ты сам должен позаботится о качественном восстановлении. Прокрутка ленты в Фейсбуке или Инстаграм вряд ли восстановит энергию. Лучше подними пятую точку и выполни несколько простых упражнений.
Для рабочего интервала существуют правило - полное включение в задачи! То есть нельзя отвлекаться. У каждого свой уровень концентрации, интервалы можно подобрать под себя. Я работаю по распространенному - 25 минут работа - 5 минут отдых. Лена работает 50 минут работа - 10 минут отдых.

Люди ошибаются думая о том, что могут ставить для себя рабочий интервал в 2-3 часа. Это иллюзия. Поддерживать полную работоспособность во время такого длительного промежутка времени очень сложно. На самом деле они отдыхают прямо во время рабочего периода, просто сами этого не замечают. Например, залипают в телефон, отвлекаются на посторонние вещи или погружаются в собственные мысли, которые не касаются поставленных задач.
Метод Pomodoro используют многие. Качай Brain Focus Productivity Timer приложения и начинай прямо сейчас. Попробуй, и ты на себе ощутишь его работоспособность.
Если нужно больше аргументов, и ты хочешь узнать больше об энергии и ее видах, рекомендуем эту потрясающую книгу - Жизнь на полной мощности! (Джим Лоэр, Тони Шварц). В ней подробно описывается, как же важно не только продуктивно работать, но и качественно восстанавливаться.
Еще несколько полезностей
- отличный инструмент, с помощью него ты можешь
(как в одиночку, так и в команде) и дистанционной работы с клиентами.

Miro позволяет настроить интеграцию с Google Docs, Slack, Zoom, Trello и другими платформами. Подробнее об интерактивных досках Miro почитать тут.
чуть более сложная платформа,
Все эти инструменты значительно упростят твою работу на фрилансе.
составлять майндмап. О том, что такое Mindmap, ты можешь узнать здесь.
которая подойдет не только для создания интеллект-карт, но и для полноценного брейнсторма
Для организации задач используется доска и карточки. Каждую отдельную доску можно выделять под определенный рабочий процесс. В бесплатный тариф Trello входит все необходимое для продуктивной работы в команде и самостоятельно.

Этот инструмент можно использовать для to-do списков, фиксации этапов работы (workflow), как личный органайзер, дневник и еще много всего, на что способна твоя фантазия. Ты можешь узнать больше информации о Trello по этой ссылке.
- инструмент, который позволяет эффективно
организовывать работу по японской методологии канбан-досок.
Создаем личный список установок
Личный список установок поможет в непредвиденных ситуациях
Мы считаем, для того чтобы добиться результата, важно действовать правильно! На фрилансе действия могут привести как к положительному, так и негативному результату.

Чтобы поступать правильно, нужно обдумывать каждый свой шаг. Что может этому помешать? Эмоции момента, страх плохого отзыва и куча неожиданностей на фрилансе, которые создают сопротивление операциям в мозге.

В стрессовых ситуациях легко ЗАБЫТЬ на основе чего нужно действовать, чему следовать, просто начать действовать на автомате, интуитивно. Но так возникает риск неприятных последствий.
Если ты узнал, как нужно действовать, но не используешь полученные знания — они теряют смысл.
Что может помочь новичку?

Грамотно составленный список установок, и их использование, способны подкорректировать твое поведение в сложных ситуациях.

Внутренние установки будут направлять тебя до тех пор, пока ты не привыкнешь к новой модели поведения и не станешь одним из топовых фрилансеров. Топ фрилансер на автомате действует правильно — вот чего следует добиться.
Список установок — это что-то вроде шпаргалки, в которую мы будем подсматривать в сложных ситуациях, которая должна подсказать, как действовать правильно.
Как составить свой список установок?
Например:
  • Возможно, возникли проблемы со службой поддержки Upwork
  • В случае неудачного интервью нам нужны ориентиры, чтобы правильно реагировать на неприятные последствия. Ведь сколько времени было потрачено на разговоры… а заказа нет
  • Как себя вести, когда клиент задерживает оплату?
ШАГ 1
Клиенты разные, они могут давить на тебя, торопить или вносить безмерное количество правок. Думаю, принцип понятен.
Определить ситуации, для которых могут понадобится "шпаргалки"
Их не нужно много, и они должны быть короткими. Только главные ориентиры, основанные на твоих принципах. Из серии — я должен действовать таким образом вот почему.
ШАГ 2
Нужно правильно составить список установок
Мы советуем использовать Google Documents. Создать новый документ, затем прописать установки с помощью простого списка и указать, для какой ситуации нужны эти установки, это будут заголовки.

Обрати внимание, что заголовки переместятся в боковую панель навигации.

Это очень удобно, теперь ты можешь быстро переключаться между ситуациями и с легкостью пользоваться своими заранее подготовленными установками.
ШАГ 3
Обеспечить быстрый доступ к установкам
Пример составления нашей "шпаргалки"
Давай рассмотрим одну из ситуаций, в которой нам может понадобится помощь списка установок.
Следуя рекомендациям этого курса, ты проработал все точки влияния на привлечение клиента. Вот наконец-то клиент ответил и пригласил тебя на интервью. Ты следовал подготовленному алгоритму - собрал более подробную информацию и презентовал собственное решение проблемы клиента. Во время интервью все шло хорошо, но внезапно клиент перестал отвечать. Ты вернулся к описанию проекта, чтобы проверить все ли впорядке и обнаружил, что он выбрал другого исполнителя.

В этот момент ты можешь почувствовать разочарование, неуверенность в себе, возможно даже злость. Все это может привести к неправильным выводам, которые могут сформировать неправильные убеждения. Ты можешь подумать, что все это зря, все, над чем ты работал, неэффективно, зачем тебе вообще этот фриланс, клиенты и интервью.
В начале своего пути на Upwork я очень часто на эмоциях принимал необдуманные решения. Они тормозили мое развитие на площадке либо еще хуже — провоцировали негативные последствия. Например, плохой отзыв или расторжение контракта во время работы.
Но вместо этого ты открываешь свой Google Doc и ищешь свои установки, которые специально предназначены для этой ситуации. Они подготовлены человеком, который знает, чего хочет, движется к своей цели и четко усвоил, что нужно действовать правильно несмотря ни на что.

В навигации слева мы ищем заголовок (ситуацию) - "Клиент выбрал другого исполнителя" и находим список.
Я помню о своем уровне новичка и понимаю что, поиск первого заказа не будет быстрым.
1
Установки (пример):
Я не позволю эмоциям момента сбить меня с пути, это неудачное интервью пойдет в "копилку опыта".
4
Я буду продолжать работать над собственным алгоритмом и внесу коррективы на основе выводов, которые сделал сегодня. Тем самым улучшу его.
5
Мне ответили и пригласили на интервью. Это значит, что я сделал все правильно на предыдущих этапах. Значит то, что я делал, сработало.
3
Я не потратил время зря! Мне необходимо выкладываться на интервью, чтобы прокачать навык продавца.
2
В итоге ты видишь ситуацию (раздражитель), которая произошла, в другом свете и выбираешь правильную реакцию. Правильный выбор реакции на ситуацию определяет твои действия в дальнейшем, а, как мы помним, чтобы достичь результата, нам нужны определенные действия.
Подборка чек-листов курса + бонусные
Ну вот и всё! Мы вложили всю душу и знания, которые насобирали за годы работы, и зарядили этот курс максимально позитивной энергетикой!

Помни, волшебной таблетки успеха не существует! Все зависит только от тебя! От твоего желания думать, учиться, развиваться и смелости применять знания. Ни один курс не сработал без практики, поэтому напоследок мы хотим пожелать тебе огромного энтузиазма, терпения и любознательности!

Мы также хотим поблагодарить тебя за то, что дал нам возможность рассказать и показать тебе мир фриланса на Upwork!
Оставить отзыв
Будем очень благодарны, если ты поделишься своими мыслями о курсе с нами!
Имя/Фамилия
Отзыв
Вернуться к предыдущей части